Die KI-Konferenz für Event Professionals

Events erzeugen laufend Daten: Besucherprofile, Registrierungen, Session-Auswahlen, digitale Interaktionen. In den meisten Unternehmen landen sie im klassischen Reporting – und nur selten in einer konkreten Entscheidung. Anhand eines Praxisbeispiels aus dem Mittelstand zeigt die Session, wie sich Veranstaltungsdaten zusammenführen, mit KI auswerten und in umsetzbare Erkenntnisse übersetzen lassen: Welche Themen, Formate und Touchpoints sind wirklich relevant? Und was verändern wir daraufhin konkret am nächsten Event?

Ein KI-Agent antwortet nur so gut wie der Kontext, den er im Moment der Anfrage hat. Die meisten Chatbots im Ausstellerportal haben ihn nicht – entsprechend fallen die Antworten aus. Am Beispiel eines Messeveranstalters zeigt der Talk, wie aus Kontext echte Beratung wird: gebuchte Fläche, Stromanschlüsse, bisherige Bestellungen und die Historie vergangener Veranstaltungen liegen verteilt in Hallenplan, CRM, ERP und Shop. Context-Management führt sie zusammen. Dazu: welche Aufgaben ein Agent damit übernimmt – und wo die Entscheidung beim Menschen bleibt.

Der Talk präsentiert aktuelle Erkenntnisse aus AUMA-Befragungen zu Erwartungen, Entscheidungsfaktoren und Zukunftsvorstellungen rund um Messen in Deutschland. Im Fokus steht die Frage, welche Bedeutung persönliche Begegnungen, digitale Services und Künstliche Intelligenz für die Messe der Zukunft haben. Außerdem wird gezeigt, welchen KI-Anwendungsfeldern Besucher und Veranstalter das höchste Potenzial für ein besseres und effizienteres Messeerlebnis zuschreiben.

Humanoide Roboter ziehen Blicke – echte Wirkung entsteht woanders. AUMA, JUMO und STILL zeigen, wie KI Markenerlebnisse vor, während und nach der Messe smarter macht, belegt mit den aktuellsten Zahlen aus Studien und Umfragen des bvik.

Aus der Perspektive eines Journalisten und Vortragsredners: Wie Zuhören und Erleben zum Ausgangspunkt für neue Event-Ideen werden – inklusive konkretem Innovationsvorschlag zum Mitdenken.

Wer dieselben KI-Tools auf dieselbe Weise einsetzt wie alle anderen, schafft keinen Wettbewerbsvorteil – er skaliert Bedeutungslosigkeit. Echte KI-Exzellenz beginnt dort, wo Unternehmen die Zusammenhänge verstehen und daraus ein eigenes Framework entwickeln: für Ziele, Prozesse, Daten, Menschen, Verantwortung und Wertschöpfung. Der Talk zeigt, wie Agenturen, Veranstalter und Corporate-Eventteams aus technologischen Möglichkeiten eine belastbare eigene KI-Strategie machen – für alle, die KI nicht nur anwenden, sondern etwas Eigenständiges daraus bauen wollen.

Viele Kampagnen sind kreativ, aber nicht maschinenlesbar. Wer Business Events erfolgreich vermarkten will, braucht offene, strukturierte Daten als Grundlage für digitales Marketing und KI. Anhand von Projekten des GCB German Convention Bureau – darunter Open Data MICE und der Smartbot als KI-gestütztes Wissens- und Suchsystem – zeigt der Talk, wie aus Daten ein Ökosystem wird: bessere Auffindbarkeit, schnellere Antworten, neue skalierbare Touchpoints. Ziel ist maximale Sichtbarkeit des Kongressstandorts Deutschland in KI-getriebenen Suchprozessen.

Warum reagieren Menschen überhaupt so stark auf humanoide Roboter? Was passiert psychologisch, wenn ein Roboter ein Gesicht hat, uns ansieht, mit uns spricht oder sich menschenähnlich bewegt? Wann empfinden wir ihn als sympathisch, faszinierend oder vielleicht auch unheimlich? Und was bedeutet das für eine Experience?

Viele Unternehmen treffen KI-Entscheidungen mit einem veralteten Verständnis: Sie behandeln KI wie klassische Software und erwarten feste Anforderungen, vorhersehbare Ergebnisse und eindeutige Antworten. Genau daraus entsteht die Lücke zwischen KI-Hype und Business Impact. Der Workshop vermittelt, wie moderne KI-Systeme tatsächlich funktionieren und was daraus für Führungskräfte folgt: Was leistet KI zuverlässig, wo sind die Grenzen? Welche Anwendungsfälle lohnen sich? Was brauchen Daten, Sicherheit und Governance? Und warum scheitern viele Projekte nach der Pilotphase?

KI-Tools versprechen schnellere Konzepte und mehr Output – und liefern doch oft generische Formate, austauschbare Dramaturgie und Texte ohne Wirkungsabsicht. Das Problem liegt nicht im Tool, sondern im Input: Wer nicht weiß, was nach dem Event bei den Teilnehmenden anders sein soll, bekommt von der KI auch keine Antwort darauf. Der Workshop zeigt, wie die Event-Canvas-Methodik als Denkrahmen dient, Prompts präzise macht und KI-Outputs vom Rauschen zur Konzeptgrundlage verwandelt – mit Praxisbeispielen und einem direkt anwendbaren Workflow-Modell.

Wie gestaltet man einen KI-Workshop, der wirklich funktioniert – mit Menschen aus ganz unterschiedlichen Bereichen und Rollen? Hier entwickelt ihr euren eigenen KI-Workshop und bringt ihn direkt in die Praxis: von den echten Pain Points eurer Teams bis zum strukturierten Rundumblick auf alles, was bei der Einführung zählt. Was kann KI wirklich? Sind die passenden Daten, Fähigkeiten und Tools da? Wie geht ihr mit Ethik, Sicherheit und Unternehmenskultur um? Am Ende steht ein Framework für das eigene Unternehmen, inklusive Handout zum Mitnehmen.

Viele nutzen KI nur im Chatfenster: Frage rein, Antwort raus, Tab zu. Beim nächsten Mal beginnt alles von vorn, bei langen Gesprächen wird die KI vergesslich. Dabei kann sie ein Denk- und Kritikpartner für schwierige Aufgaben sein: Konzepte schärfen, Texte prüfen, ein Regelwerk fair und verständlich machen – und dabei täglich mitlernen. Der Workshop zeigt das an einem praktischen Beispiel aus dem Bereich Karriere: von einem durchstrukturierten Excel zu einem lebendigen Modell, das am Ende coacht und sparrt. Das Muster passt auf jedes abstrakte Regelwerk.

Angst ist ein Signal. Kritik ist berechtigt. Und wer entscheidet eigentlich, was wie gebaut wird? KI-Transformationen scheitern selten an der Technik, fast immer an Haltung und Kultur. Der Workshop bringt zwei Perspektiven zusammen: die Begleitung von Organisationen durch KI-Transformation und ein Produkt, das aus einem echten Problem der Eventbranche entstanden ist – nicht aus der Technik heraus. Es geht um Domänenkompetenz, Hypes, über- und unterschätzte Tools, die Gestaltungsfrage und darum, wie Transformation eigentlich gelingt.

Events werden kleiner, spitzer und teurer pro Kopf. Damit verschiebt sich die entscheidende Frage: nicht mehr, wie viele Anmeldungen es gibt, sondern wer am Ende wirklich im Raum sitzt. Im Zentrum steht die 2-bis-5-Prozent-Regel: Zu jedem Zeitpunkt ist nur ein kleiner Teil einer Zielgruppe aktivierbar. Sichtbar wird er über Signale aus Firmendatenbanken, Teilnehmerlisten, CRM, Website-Traffic, Presse- und Jobdaten sowie LinkedIn. Der Workshop macht die Mechanik greifbar – von der Zielgruppen-Definition über die Signal-Auswahl bis zur Ansprache, belegt mit echten Fällen.

KI verspricht Zeitersparnis und schlankere Prozesse. Wer damit gearbeitet hat, weiß: Vor der Ernte steht harte Arbeit. Der Workshop zeigt ehrlich, wie KI im Eventmanagement wirklich funktioniert – jenseits von Hype und Hochglanz. Am Beispiel selbst gebauter Tools, darunter ein CRM-System, ein Passwortmanager, ein Voice-Agent, ein Reisekostentool und eine Raumbuchung, geht es den ganzen Weg von der Idee bis zum produktiven Einsatz: Welcher Aufwand fällt anfangs an, ab wann rechnet sich die Investition, welche Effizienzgewinne sind realistisch – und wann lohnt sich welches Tool?

Der Einsatz von KI wirft in der Eventbranche viele Fragen auf: Datenschutz, rechtliche Verantwortung, der sichere Umgang mit sensiblen Daten. In dieser Ask-me-Anything-Session gibt es Antworten auf konkrete Fragestellungen aus der Praxis und einen Überblick, worauf Event Professionals beim Einsatz von KI achten müssen. Eigene Fragen können bereits im Vorfeld eingereicht werden und fließen in die Diskussion ein.

Viele Unternehmen beschäftigen sich inzwischen mit KI-Anwendungen. Zwischen ersten Experimenten und dem produktiven Einsatz im Arbeitsalltag liegt aber eine Hürde: KI muss Teil der Organisation werden. Der Workshop zeigt, warum einzelne Tools und isolierte Experimente noch keine Strategie ergeben. Wertschöpfung entsteht erst, wenn KI in bestehende Daten, Prozesse und Arbeitsweisen integriert wird und Teams gemeinsam Erfahrung aufbauen. Eine besondere Rolle spielen dabei Communities: Wo Wissen geteilt wird, entsteht kollektive Intelligenz.

Warum erwarten wir von KI ausgerechnet das Unerwartbare? Vielleicht hilft das KI-Zeitalter gar nicht dabei, schneller oder besser zu werden, sondern bei einer anderen Frage: Ist die Art, wie wir über Bestehendes denken, überhaupt noch richtig? Wahrscheinlichkeiten machen niemandem Gänsehaut – dabei ist das Körperliche und Emotionale der Stoff, aus dem Experiences entstehen. Disruption ist das Kryptonit einer auf Muster trainierten Intelligenz. Also nehmen wir uns die Formate vor, die wir für gesetzt halten, und hacken ihre ungeschriebenen Regeln.

Eine starke Social-Media-Präsenz aufzubauen, scheint oft eine Frage von Budget und Ressourcen zu sein – dabei liegt der eigentliche Hebel längst woanders: in der klugen Kombination aus Strategie, Kreativität und den richtigen KI-Tools. Der Workshop zeigt, wie sich auch mit kleinem Budget eine konsistente, authentische Social-Media-Präsenz aufbauen und halten lässt. Dabei geht es darum, wo KI-Tools wirklich Zeit und Ressourcen sparen – und wo die eigene Stimme, Community-Nähe und Handarbeit unersetzbar bleiben.

Wie nutze ich KI, um schneller zu überzeugenden Präsentationen zu kommen? Der Workshop zeigt anhand eines persönlichen Workflows, wie sich ChatGPT, Claude und KI-gestützte Design-Tools einsetzen lassen, um Ideen zu entwickeln, Inhalte zu strukturieren, Visualisierungen zu erstellen und Präsentationen effizienter zu gestalten. Statt einzelner Tool-Demos geht es um praxisnahe Workflows, konkrete Anwendungsfälle und jede Menge Inspiration für Pitches, Unternehmenspräsentationen und Angebote.

Wo schafft KI heute schon echten Mehrwert in der Eventproduktion – und wo liegen ihre Grenzen? Der Workshop geht die komplette Wertschöpfungskette entlang: KI-Renderings machen Ideen im Pitch sichtbar, bevor ein Cent ins Setdesign fließt. In der Produktion sorgen generierte Audio-Jingles und Speaker-Announcements für skalierbare Inhalte, für Social Media entstehen Animationsclips als Teaser, nach dem Event eine effiziente Dokumentation. Eine Live-Demo zeigt den Weg vom Prompt zum fertigen Asset und wie sich KI in die eigene Pipeline integrieren lässt.

Als Kreative der Zukunft ist unser größter Gegner nicht länger das weiße Blatt, sondern der Chatbot des Kunden. Wer ist innovativ genug, sich im direkten Vergleich zu behaupten? Wir testen es live auf der Bühne.

Ein Bewegtbild-Auftrag im Eventkontext, von der ersten Idee bis zum fertigen Clip – offengelegt, nicht angedeutet: Node-Struktur, Prompts, Entscheidungen, Vorbereitung, alles zum Mitschreiben und Nachbauen. Dazu eine Tool-Pipeline, die den Unterschied ernst nimmt zwischen dem, was man privat ausprobiert, und dem, was man einem Kunden liefert. Ebenso ehrlich der Blick auf den Aufwand: was Zeit kostet, wo generative KI trägt, wo Handarbeit bleibt und worauf bei Nutzungsrechten zu achten ist. Vorwissen ist nicht nötig – am Ende steht ein Workflow, der direkt am nächsten Arbeitstag anwendbar ist.

Briefings, Timings, Abstimmungen, Contententwicklung: Der Alltag in Event-Teams ist eng getaktet. Zu kurz kommt oft genau das, woran das Herz hängt – starke Konzepte und wirksame Erlebnisse. Viele Teams experimentieren bereits mit Prompts und eigenen Assistenten, wirklich integriert fühlt es sich trotzdem selten an. Dieser Workshop denkt KI nicht als Tool, sondern als Teammitglied: Welche Rollen braucht es? Wer spricht mit wem? Was darf eine KI entscheiden? Statt über Systemprompts reden wir über Stellenbeschreibungen, statt über Tonalität über Persönlichkeit.

Jeder zweite Flyer sieht gleich aus, viele Texte klingen zum Verwechseln ähnlich – weil alle dieselben „Designer“ und „Copywriter“ beauftragen: das Large Language Model ihrer Wahl. So leistungsfähig die künstlichen Helfer sind, in hektischen Phasen vergessen wir zunehmend die Basics: klar strukturierte Prompts und das Überprüfen der Ergebnisse. Der Workshop ist eine Rückbesinnung darauf, mit Fokus auf die menschlichen Fähigkeiten, die KI sinnvoll ergänzen kann – damit Ergebnisse aus dem Einheitsbrei herausstechen.